Informace o zpracování osobních údajů fyzických osob

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo GDPR) ukládá mimo jiné každému subjektu, který zpracovává osobní údaje učinit přiměřená organizační a technická opatření, a zajištění ochrany osobních údajů fyzických osob (členů organizace nebo pobočných spolků a klientů/uživatelů služeb).

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Hájek & Doubek, s.r.o. se sídlem Jaurisova 515/4, Michle, 140 00 Praha 4, IČ 05385504, zapsaná v OR spisová značka C 262857 u Městského soudu v Praze (dále jen “H&D”).

Správce osobních údajů můžete kontaktovat:

  • písemně na adrese Zvěřinova 1277/11a, 618 00 Brno,
  • e-mailem info@hajekdoubek.cz
  • nebo v pracovních dnech telefonicky +420 722 920 026.

Na uvedených kontaktech můžete požadovat podrobnosti o zpracování osobních údajů a využít svoje práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů.

Právní tituly zpracování – plnění právní povinnosti

Osobní údaje fyzických osob – zaměstnanců a pracovníků H&D jsou zpracovávány na základě platných právních předpisů, zejména zákoníku práce pro potřeby zajištění zúčtování mezd a daní, prokazování ve vztahu k Inspektorátu práce, k České správě sociálního zabezpečení, k zdravotním pojišťovnám a Finanční správě České republiky.

Osobní údaje fyzických osob – dodavatelů a odběratelů fyzických osob a kontaktních osob dodavatelů a odběratelů právnických osob jsou zpracovávány pro potřeby prokazování vůči Finanční správě České republiky.

Právní tituly zpracování – plnění Smlouvy o poskytování služeb

Osobní údaje fyzických osob, klientů H&D, jsou zpracovávány na základě plnění Smlouvy o poskytování poradenských služeb – bez poskytnutých informací ze strany klienta nelze účel poskytovaných služeb plnit.

Pro účel plnění Smlouvy o poskytování služeb zpracováváme: Jméno a příjmení, datum narození, adresu bydliště, IČ, DIČ, číslo občanského průkazu, informace o rodinném stavu, telefon, e-mail, údaje o finančních produktech, majetkové poměry (včetně položek příjmy, výdaje, aktiva, pasiva), zdravotní stav případně další údaje sdělené klientem nebo subjektem osobních údajů.

U vybraných smluv o poskytování služeb využívá H&D na straně poskytovatele také podpory ze strany spolupracujících subjektů, které pro něj zajišťují expertní nebo podpůrné činnosti:

  • CAPITAL FACTORY s.r.o., IČ 05139155, podpůrné služby,
  • Bc. Michal Vorlíček, IČ 47312033, poradenské služby v oblasti pojištění,
  • Robert Stejkora, IČ 75695031, poradenské služby v oblasti úvěrů,
  • Oldřich Janda Consultancy s.r.o., IČ 04297636, poradenské služby pro firmy,
  • Advokátní kancelář Jana Krouman s.r.o., IČ 05908876, advokátní a právní služby,

u kterých H&D zaručuje bezpečnost předaných osobních údajů klientů jakožto Správce. V individuálních případech může být pro specifické činnosti využito ad hoc případně i služeb jiného experta, pokud to vyžaduje plnění služby pro Klienta H&D.

Veškeré smlouvy jsou pro účely zpracování účetnictví a pro účely prokazování vůči institucím veřejné správy (Finanční správa České republiky aj.) uchovávány v elektronické a listinné podobě po dobu 10 let včetně dokladů o platbách.

Právní tituly zpracování – oprávněný zájem

Osobní údaje fyzických osob, zaměstnanců, klientů H&D (včetně potenciálních klientů) a dodavatelů H&D a/nebo jejich kontaktních osob (včetně potenciálních) jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu v následujících případech:

  • marketingová prezentace členů týmu v souvislosti s výkonem činnosti H&D (fotografie/podobizna pracovníků) po dobu 3 let od ukončení pracovního vztahu;
  • zajištění bezproblémového vztahu se zákazníky/klienty (i potenciálními), při akvizici zakázek a jejich plnění (jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, případně jiné osobní údaje sdělené subjektem důležité pro zajištění kvalitního vztahu se zákazníkem) po dobu 5 let od posledního kontaktu se subjektem osobních údajů;
  • zasílání informací o dalších aktivitách a službách H&D (kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon); tyto zprávy budou zasílány nejdéle po dobu 5 let od posledního poskytnutí služeb H&D klientovi;
  • zajištění dodavatelských služeb a subdodávek a externího zpracování osobních údajů včetně prostého přístupu (jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, případně jiné osobní údaje sdělené subjektem důležité pro zajištění kvalitního vztahu s dodavatelem) po dobu 5 let od posledního kontaktu se subjektem osobních údajů;
  • sledování návštěvnosti a aktivit na webové prezentaci H&D (IP adresa uživatele) po dobu 38 měsíců od realizované návštěvy webu.
Právní tituly zpracování – souhlas se zpracováním osobních údajů

Osobní údaje fyzických osob, klientů a zaměstnanců H&D (jméno, příjmení a fotografie) jsou zpracovávány na základě souhlasu těchto fyzických osob se zpracováním osobních údajů v případě, že jsou používány k propagaci poskytovaných služeb a PR a marketingu H&D. Souhlas je udělován na dobu 5 let, může být kdykoli písemně odvolán nebo může být subjektem osobních údajů prodloužen. Souhlas se vztahuje pouze na osobu, která souhlas podepsala nebo jinak elektronicky ověřila. Souhlas je sepsán a evidován v elektronické podobě jako samostatný dokument.

Práva fyzických osob a/nebo klientů Správce související se zpracováním osobních údajů

Máte právo kdykoliv se obrátit na výše uvedené kontakty a domáhat se svých práv, která jsou občanům – tj. zaměstnancům H&D (vč. potenciálních) nebo dodavatelům a odběratelům fyzickým osobám (vč. potenciálních) nebo kontaktním osobám dodavatelů a odběratelů právnických osob (vč. potenciálních – dána nařízením GDPR:

  • Právo na přístup k osobním údajům: Máte právo získat potvrzení, zda o Vás zpracováváme osobní údaje, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům včetně informací o tom: za jakým účelem jsou zpracovávány, o postupu zpracování, na jak dlouho budou tyto údaje uloženy a zda jsou údaje zpřístupněny dalším subjektům.
  • Právo na opravu: Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. Také máte právo na doplnění neúplných osobních údajů
  • Právo na výmaz (právo být zapomenut): Máte právo na to, aby byly Vaše osobní údaje vymazány a nebyly dále zpracovávány, pokud je splněna některá z následujících podmínek: údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; pokud jsou údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, Vy tento souhlas odvoláte a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; vznesete námitku proti zpracování údajů zpracovávaných pro účely přímého marketingu; údaje byly zpracovány protiprávně. Správce zpracovává osobní údaje klientů fyzických osob, resp. kontaktních osob právnických osob zejména pro účely plnění Smlouvy o poskytování služeb, a není tedy možné během 5 let od skončení jejich poskytování účinně zajistit ukončení jejich zpracování. V případě souhlasu se zpracováním lze takový souhlas odvolat jen v případech, kdy byl souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnut (marketingové a propagační účely Správce).
  • Právo na omezené zpracování: Máte právo, abychom dočasně omezili zpracování Vašich osobních údajů, pokud je splněna některá z následujících podmínek: popíráte přesnost těchto údajů; zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k ověření přesnosti údajů; zpracování je protiprávní; údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy požadujete pro obhajobu právních nároků; vznesli jste námitku proti zpracování; zpracování bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody pro zpracování převažují nad Vašimi oprávněnými důvody. Po objasnění či nápravě nepřesností, se další zpracování osobních údajů řídí zejména právním důvodem a účelem zpracování.
  • Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a máte právo předat tyto údaje jinému subjektu za podmínky, že se zpracování provádí automatizovaně, a že jste údaje poskytli na základě Vašeho souhlasu nebo jsou zpracovány na základě plnění smlouvy.
  • Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu našeho či třetí strany. V případě vznesení námitky údaje dále nezpracováváme, pokud se neprokáží závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo důvody pro obhajobu právních nároků.
Lhůta pro vyřízení žádosti

Správce osobních údajů (Hájek & Doubek, s.r.o.) je povinen vyřídit žádost subjektu údajů bez zbytečného odkladu a v každém případě do 30 dnů od obdržení žádosti.

Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správci je uložena povinnost subjekt údajů o takovémto prodloužení informovat, a to do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

Správce nemusí poskytovat subjektu údajů informace o jeho zpracovávaných osobních údajích za situace, že subjekt už tuto informaci má (např. je zveřejněna na webových stránkách H&D www.hajekdoubek.cz).

Kontakt pro uplatnění práv subjektů osobních údajů

Správce osobních údajů můžete kontaktovat:

  • písemně na adrese Zvěřinova 1277/11a, 618 00 Brno,
  • e-mailem info@hajekdoubek.cz
  • nebo v pracovních dnech telefonicky +420 722 920 026.

S případnou stížností v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů se můžete obrátit i na Úřad na ochranu osobních údajů.